Bucurați-vă de luxul software-ului personalizat. V-ar putea economisi o sumă semnificativă de bani

Abonamentul dvs. SaaS costă mai mult decât ar trebui? Aflați cum software-ul personalizat bazat pe inteligența artificială poate reduce costurile IT, elimina funcțiile inutile și oferi afacerii dvs. control total.

Astăzi, multe companii plătesc regulat pentru platforme SaaS complete pentru a gestiona relațiile cu clienții, resursele umane, contabilitatea, logistica, operațiunile interne și multe alte procese de afaceri zilnice. Ceea ce adesea nu realizează este că aceste servicii ar putea fi adaptate precis nevoilor lor – și la o fracțiune din costul soluțiilor standardizate pentru care plătesc în prezent.

Orice ar avea nevoie companiile să realizeze cu computerele și software-ul astăzi, există de obicei o gamă largă de instrumente disponibile – de la aplicații simple la ecosisteme IT complexe. Printre cele mai populare și larg adoptate soluții se numără SaaS (Software as a Service), un model în care companiile plătesc un abonament continuu pentru un serviciu specific, livrat de obicei printr-un mediu online.

La început, instrumentele SaaS sunt foarte atractive deoarece abordează nevoi comune de afaceri. Cu timpul, însă, limitările lor devin adesea evidente. Cea mai mare problemă nu este taxa de abonament în sine, ci decalajul tot mai mare dintre ceea ce plătesc companiile și ceea ce utilizează efectiv.

Acesta este un tipar comun în multe organizații. O companie adoptă o soluție SaaS, dar descoperă curând că plătește pentru o suită întreagă de capabilități, module și roluri de utilizator pe care angajații săi le folosesc doar ocazional sau deloc.

În ciuda costurilor considerabile ale abonamentului, multe activități importante au loc în continuare în afara sistemului. Datele continuă să fie menținute în Excel, aprobările sunt gestionate prin e-mail, rapoartele sunt compilate manual, iar procesele critice de afaceri depind de angajați care lucrează în jurul aplicației, mai degrabă decât prin ea.

În realitate, majoritatea organizațiilor nu se bazează pe doar una sau două aplicații SaaS – adesea folosesc zeci. Acestea nu sunt întotdeauna platforme strategice de întreprindere, cum ar fi ERP sau sisteme CRM mari, ci mai degrabă instrumente mai mici pentru aprobări, gestionarea activelor, rezervări de săli, raportare, înregistrări de instruire sau fluxuri de lucru interne. Aici decalajul dintre costurile abonamentului și valoarea reală a afacerii este adesea cel mai mare. Companiile plătesc pentru aceste servicii în fiecare lună, în timp ce angajații utilizează doar o mică fracțiune din funcțiile pe care le oferă.

În acel moment, întrebarea cheie nu mai este dacă este posibil să negociezi un preț mai bun la reînnoirea abonamentului. O considerație mai importantă este dacă mai are sens să continui să plătești pentru un sistem care este amplu, scump și totuși nu reflectă adecvat modul în care afacerea funcționează de fapt.

O modalitate de a te elibera de această dependență și de a utiliza doar funcționalitatea de care o afacere are cu adevărat nevoie este să investești într-o soluție personalizată. Ascensiunea inteligenței artificiale a creat o oportunitate de a reconsidera dacă are mai mult sens să continui să închiriezi o platformă SaaS din ce în ce mai complexă sau să investești într-o aplicație concepută special în jurul cerințelor proprii ale companiei. În timp ce software-ul personalizat implica costuri semnificativ mai mari, AI a schimbat fundamental această ecuație.

Prin parteneriatul său cu Shockworks, Forscope oferă acum soluții software personalizate la o fracțiune din costul produselor SaaS comparabile. Dezvoltarea este accelerată de inteligența artificială, rămânând în același timp sub supravegherea strictă a specialiștilor IT experimentați care asigură securitatea și integritatea datelor. Drept urmare, dezvoltarea software-ului personalizat a devenit remarcabil de rapidă și rentabilă. La fel de important, clientul deține licența în proprietate, în loc să fie nevoit să reînnoiască abonamentele la nesfârșit. Chiar și după luarea în considerare a costurilor de dezvoltare și întreținere continuă, companiile își reduc de obicei cheltuielile totale cu software-ul cu 70-80% pe o perioadă de trei până la cinci ani.

Când are sens o soluție personalizată?

Momentul cel mai potrivit pentru a te întreba dacă mai are sens strategic să continui să utilizezi o anumită soluție SaaS este atunci când abonamentul este pe cale să fie reînnoit. Câteva semne de avertizare pot indica faptul că software-ul nu mai oferă valoarea pe care organizația dvs. o așteaptă:

– Compania dvs. cheltuiește mii de euro în fiecare an pe un instrument pe care doar câțiva angajați îl utilizează efectiv.

– Organizația dvs. utilizează mai puțin de jumătate din funcționalitatea disponibilă.

– Vă treziți adesea spunând: „Dacă ne-ar permite doar să adăugăm această funcție...”

– Părți ale procesului sunt încă gestionate în afara aplicației.

– Plătiți o taxă suplimentară pentru fiecare utilizator nou.

Cum este construit software-ul personalizat

Nimic din toate acestea nu înseamnă că fiecare soluție SaaS este o alegere proastă sau ar trebui înlocuită. Nu are prea multă valoare înlocuirea software-ului care este rentabil, pe deplin utilizat și continuă să satisfacă nevoile organizației.

De asemenea, în general, nu are prea mult sens să înlocuiești platforme la scară largă, cum ar fi Microsoft 365, Salesforce, SAP sau alte ecosisteme de întreprindere care oferă sute de funcții și necesită dezvoltare continuă pe termen lung.

Adevărata întrebare, prin urmare, nu este dacă să înlocuiești SaaS ca și concept, ci dacă

O anumită soluție continuă să ofere suficientă valoare pentru a-și justifica costul.

Atunci când se proiectează o soluție personalizată, scopul nu este de a construi un sistem complet nou de la zero sau de a crea o altă platformă universală. În schimb, instrumentul existent este descompus în trei categorii simple:

– Ce este esențial și trebuie păstrat?

– Ce este inutil și poate fi eliminat fără a afecta afacerea?

– Ce lipsește și trebuie adăugat?

Această abordare Păstrează – Elimină – Adaugă este deosebit de eficientă, deoarece se bazează pe software-ul pe care angajații îl cunosc și îl utilizează deja. Funcționalitatea de bază și fluxurile de lucru familiare rămân, funcțiile inutile dispar, iar procesele pe care angajații le gestionau anterior în afara sistemului devin pe deplin integrate.

Rezultatul nu este o versiune mai mică a unei platforme de întreprindere, ci un software construit în jurul propriilor procese ale organizației, în loc să ceară angajaților să se adapteze la fluxuri de lucru predefinite.

În practică, organizațiile rareori înlocuiesc sisteme majore de întreprindere. În schimb, cel mai adesea înlocuiesc aplicații interne mai mici, cum ar fi sisteme de aprobare a documentelor, instrumente de gestionare a activelor, sisteme de rezervare a sălilor de ședințe sau a vehiculelor, formulare de asistență, aplicații CRM interne pentru echipele de vânzări, tablouri de bord de proiect, instrumente de raportare, sisteme de gestionare a instruirii, aplicații HR simple sau portaluri pentru clienți. Acestea sunt tocmai domeniile în care decalajul dintre costurile abonamentelor SaaS și valoarea reală a afacerii este adesea cel mai mare.

Costul real se măsoară în timp

Cel mai comun argument împotriva software-ului personalizat a fost întotdeauna presupunerea că dezvoltarea unei aplicații personalizate este prohibitiv de scumpă. În realitate, companiile compară adesea două investiții fundamental diferite: costul unic de dezvoltare a unei aplicații personalizate versus doar un singur an de abonament la o soluție SaaS.

Taxele de abonament sunt doar o parte a costului total; organizațiile trebuie să ia în considerare și costurile suplimentare care sunt adesea trecute cu vederea la evaluarea soluțiilor SaaS. Acestea includ licențe pentru angajați noi, integrări, instruire, timpul petrecut pentru a ocoli limitările sistemului și munca suplimentară pe care platforma SaaS o transferă discret utilizatorilor. De aceea, compararea doar a taxelor de abonament poate fi înșelătoare. Comparația reală ar trebui să se bazeze întotdeauna pe costurile totale de operare în timp.

Economiile reale devin evidente doar la compararea Costului Total de Proprietate (TCO) pe o perioadă de cinci ani.

Un proiect Forscope ilustrează bine acest lucru. Clientul plătea 60.000 EUR pe an pentru o soluție SaaS. Pentru aproximativ aceeași sumă, Forscope a dezvoltat o aplicație personalizată ca investiție unică. Operarea și întreținerea continuă s-au ridicat apoi la doar o cincime din costul anual inițial al abonamentului. Pe parcursul a cinci ani, soluția SaaS ar fi costat clientul 300.000 EUR, în timp ce soluția personalizată a costat în total doar 130.000 EUR.

Un alt exemplu vine de la o companie de dimensiuni medii care utilizează o aplicație SaaS pentru a gestiona cererile interne. Costul anual al abonamentului era de aproximativ 18.000 EUR, în ciuda faptului că angajații utilizau doar aproximativ o treime din funcționalitatea disponibilă. Fluxurile de lucru de aprobare se bazau încă pe e-mail, în timp ce raportarea era pregătită manual în Excel.

Analiza a relevat că organizația necesita doar un set limitat de capabilități: câteva formulare, un flux de lucru de aprobare, o prezentare generală a sarcinilor și raportare de bază. Soluția a fost o aplicație web personalizată, concepută special în jurul acestor cerințe.

Drept urmare, taxele recurente de licență au fost eliminate, angajații nu mai trebuiau să transfere date între mai multe sisteme, iar compania a obținut un software care putea evolua în funcție de propriile nevoi de afaceri. De asemenea, a eliminat întrebarea recurentă despre care angajați aveau cu adevărat nevoie de acces și dacă merita să plătești pentru licențe suplimentare de utilizator. Deoarece licența a devenit proprietatea companiei, accesul putea fi oferit oricui fără a suporta costuri suplimentare de abonament.

Dezvoltare rapidă fără preocupările obișnuite

Un alt motiv pentru care companiile au evitat în mod tradițional software-ul personalizat este convingerea că proiectele de dezvoltare durează prea mult și implică riscuri semnificative.

Înlocuirea unei aplicații SaaS existente, însă, este fundamental diferită.

Dezvoltarea nu începe de la zero. Sistemul actual dezvăluie deja procesele de afaceri subiacente, rolurile utilizatorilor, tablourile de bord și structurile de date. La fel de important, arată ce utilizează cu adevărat angajații, ce ignoră și ce funcționalitate suplimentară au nevoie, dar le lipsește în prezent.

Cu dezvoltarea asistată de AI, creșterea vitezei poate fi comparată cu înlocuirea unui fierăstrău manual cu un fierăstrău cu lanț.

Conform experienței Forscope și Shockworks, odată ce cerințele de afaceri au fost mapate corespunzător, o soluție personalizată complet funcțională poate fi adesea livrată în termen de trei luni.

Drept urmare, alegerea unei soluții personalizate nu mai trebuie privită ca un program de transformare digitală pe mai mulți ani. În multe cazuri, este pur și simplu o înlocuire pragmatică a unei aplicații supradimensionate cu una mai mică, mai concentrată și mai bine aliniată nevoilor reale ale organizației.

Ce este modelul SaaS?

Modelul de abonament (Software as a Service, sau SaaS) a devenit popular dintr-un motiv simplu: companiile nu trebuiau să facă o investiție inițială mare, software-ul putea fi implementat rapid, iar furnizorul era responsabil pentru actualizări și operarea continuă. Drept urmare, SaaS a devenit rapid modalitatea preferată de a susține nenumărate procese de afaceri, de la CRM și HR la raportare și fluxuri de lucru de aprobare.

Cu toate acestea, ceea ce inițial pare a fi un model de operare simplu și eficient se transformă adesea într-o cheltuială pe care nimeni nu o gestionează activ după câțiva ani. Costurile cresc cu fiecare utilizator suplimentar, fiecare modul suplimentar, fiecare nivel de abonament superior și fiecare reînnoire de contract. Totuși, aceste creșteri rareori atrag multă atenție, deoarece nu vin ca o singură investiție majoră, ci mai degrabă ca plăți recurente care devin treptat parte din cheltuielile de rutină ale companiei.