Software-ul ca și cost strategic: de ce companiile gestionează IT-ul mai prost decât energia sau utilajele

Acest interviu abreviat se concentrează pe realitatea auditurilor de licențe, miturile din jurul pieței secundare, relațiile cu furnizorii de software și de ce software-ul aparține deciziilor strategice de afaceri, nu doar departamentului IT.

În acest episod al podcastului „Vše o průmyslu” („Totul despre industrie”), Lukáš Smelík îl intervievează pe Jakub Šulák, CEO al Forscope. Pătrundeți în discuția despre un domeniu care impactează fundamental costurile, riscurile și flexibilitatea corporativă – dar care adesea rămâne sub radarul managementului superior.

Ce ar trebui să ne imaginăm sub termenul „piață secundară” și cum ați ajuns în acest domeniu?

La fel ca orice altă piață, piața software are o secțiune primară – similară cu piața mașinilor noi sau a apartamentelor – și o secțiune secundară unde oamenii sau companiile vând unii altora. În cazul software-ului, acest aspect a fost neglijat mult timp, împiedicat de condițiile legale și de licențiere ale producătorilor.

Acum aproximativ douăzeci de ani, o idee a început să prindă contur printre studenții universitari din Marea Britanie: dacă pot revinde o mașină sau o casă, de ce nu și software? La sediul Microsoft din Londra, au compilat o listă de companii cu cele mai mari contracte și au dat-o studenților pentru un proiect de studiu. Aceștia au început să viziteze firme mari, cumpărând software-ul lor redundant și revânzându-l.

În 2012, a fost stabilit primul precedent legal în Germania, iar Curtea Europeană de Justiție a decis ulterior că producătorii nu pot restricționa revânzarea software-ului. Software-ul este unic deoarece este intangibil – o mașină folosită are trăsături tehnice diferite față de una nouă, dar software-ul este aceeași copie bit-cu-bit; funcționează identic. Prin urmare, a distinge între software „nou” și „folosit” este o absurditate, la fel ca și a te întreba dacă ai o acțiune „nouă” sau „folosită”. La Forscope, folosim termenul „piață primară” pentru achiziția direct de la producător și „piață secundară” pentru vânzările peer-to-peer între companii, pentru a asigura transparența.

Podcastul nostru se concentrează pe industrie, unde companiile trebuie să se digitalizeze. Ce soluții sunt cele mai solicitate? Este vorba de software general sau de instrumente specifice producției?

Piața secundară necesită o potrivire între cerere și ofertă. Piața trebuie să fie mare; prin urmare, software-ul industrial specializat nu este de obicei tranzacționat aici, deoarece necesită servicii specifice. Vorbim despre stratul de business și infrastructura serverelor. De obicei, aceasta implică furnizori precum Microsoft, Oracle sau Autodesk. În firmele industriale, software-ul poate reprezenta până la 70% din costurile IT totale, făcându-l o zonă dominantă unde putem oferi un ajutor semnificativ.

Discutăm adesea despre monitorizarea consumului de energie al mașinilor. Pot companiile să-și monitorizeze software-ul în același mod?

Exact. De aceea am dezvoltat OneSML. Acesta permite companiilor să introducă toate licențele și să monitorizeze care sunt utilizate, care sunt inactive și cum să le optimizeze. Folosesc analogia „Spotify de familie”: mama, tata și cei doi copii au toți abonamente, dar nimeni nu știe cu adevărat câți sunt activi. În corporațiile mari cu multe filiale, abonamentele se pierd adesea. Sunt 15–20 de euro pe utilizator pe lună, dar recent am lucrat cu o companie unde acest lucru a însumat 400.000 de euro anual doar în „risipă” care putea fi redusă.

Puteți ajuta companiile să transforme software-ul dintr-o cheltuială operațională (OPEX) într-un activ?

Da. Există două modele de afaceri. În primul rând, software-ul perpetuu – licențe permanente pe care le dețineți. Acestea sunt active. Dacă migrați în cloud sau actualizați sistemele, noi acționăm ca un broker și cumpărăm aceste licențe redundante de la dumneavoastră, monetizând ceea ce altfel ar ajunge să fie aruncat.

Al doilea este licențierea prin abonament. Acesta este un serviciu, nu un activ – ca o mașină închiriată. Nu o puteți vinde, dar vă putem ajuta să adunați toate abonamentele într-un singur loc și să optimizați costurile. În general, întreprinderile industriale pot înregistra economii de până la 30% prin aceste proiecte.

Care sunt cele mai comune mituri sau riscuri?

Cea mai mare problemă este prevalența ofertelor ilegale. Există mulți vânzători care promit „licențe noi” care sunt doar documente falsificate. O capcană comună este vânzarea unei chei de produs în loc de o licență. Este ca și cum cineva v-ar vinde cheia unui apartament, dar nu și actul de proprietate al apartamentului în sine. Cheia este lipsită de valoare fără dreptul legal de a ocupa proprietatea.

În ceea ce privește siguranța, nu există nicio diferență tehnică între licențele primare și secundare – este vorba despre dreptul de utilizare. Cu toate acestea, trebuie să fiți atenți de unde descărcați fișierele de instalare. Recomandăm întotdeauna descărcarea de la producător. Dacă utilizați un distribuitor, verificați certificările lor de securitate (ISO, etc.) pentru a vă asigura că software-ul nu a fost compromis.

În plus, nu uitați că, dacă utilizați software ilegal, răspunderea civilă și penală revine utilizatorului (companiei), nu vânzătorului.

Când are piața secundară cel mai mult sens?

De obicei, începe să merite pentru companiile cu peste 100 de angajați. Dorim ca clienții să vină la noi ori de câte ori simt nevoia unei schimbări în IT-ul lor. Producătorii de software sunt motivați de profit, iar revânzătorii sunt adesea stimulați să promoveze cele mai profitabile (adesea cele mai scumpe) opțiuni. Noi suntem independenți; nu primim comisioane de la producători precum Microsoft. Acest lucru ne permite să găsim căi ascunse și lacune în modelele de licențiere care economisesc bani, îndeplinind în același timp toate cerințele tehnice.

Cum funcționează un audit? Lucrați cu IT-ul sau cu departamentul Financiar?

Începem cu un NDA, apoi obținem acces la portalurile producătorilor sau la sistemele interne. Specialiștii noștri efectuează auditul cu scopul de a necesita doar aproximativ o oră de muncă din partea departamentului IT al clientului pentru întregul proiect.

Există particularități pentru firmele de producție?

În industrie, observăm adesea o fragmentare a procesului decizional, unde o filială locală este forțată să adopte soluții globale costisitoare de către o companie „mamă” străină (adesea din SUA, unde piața secundară nu este la fel de cunoscută). Ajutăm filialele locale să argumenteze în favoarea unor soluții interne mai avantajoase din punct de vedere economic.

Ce ziceți de trecerea la cloud?

Cloud-ul este o oportunitate imensă pentru noi, deoarece creează licențe redundante pe măsură ce firmele migrează. Cu toate acestea, observăm un efect de „recul”. O mare companie energetică a migrat în cloud și a văzut costurile sărind de la 40 de milioane la 120 de milioane de euro anual. De atunci, au oprit migrațiile ulterioare până când vor putea construi un cloud privat. Cloud-ul este excelent pentru scalabilitate, dar pentru sistemele stabile, nu este întotdeauna cel mai eficient. Vedem același lucru și cu AI-ul acum – firmele se grăbesc să achiziționeze abonamente Copilot fără o propunere de valoare clară. Aceste valuri se retrag în cele din urmă.

Cine este partenerul ideal pentru negocieri în cadrul unei firme?

Ne propunem să colaborăm cu întregul „trepied”: Finanțe, IT și Juridic. Acționăm ca o punte, deoarece aceste departamente vorbesc adesea limbi diferite. De obicei, începem cu IT-ul, deoarece ei dețin datele, dar motivația vine de la Finanțe, deoarece vorbim despre bani. Cu toate acestea, în sectorul privat, managerii IT sunt, de asemenea, motivați să economisească pentru a putea reinvesti acele fonduri în lucruri precum securitatea cibernetică (NIS2) sau digitalizarea.

Cum arată o abordare „sănătoasă” a managementului software-ului?

Ar trebui să aibă un loc unde să poată vedea exact ce dețin sau pentru ce plătesc – abonamente sau soluții perpetue, și ce utilizează. Acesta este primul pas. Apoi, o dată pe lună, cineva analizează aceste date și trage concluzii pe baza lor. De exemplu: anulați aceste abonamente pentru că nimeni nu le folosește. Acești doi pași ar trebui să funcționeze pentru companie – dacă nu, este o idee bună să ne contactați. Vă putem ajuta cu ambele – să colectăm costurile software-ului deținut de companie și să stabilim procese pentru a-l face să funcționeze. Rezultatul este că, de obicei, se pot economisi aproximativ 30% din costuri, pe care IT-ul sau întreaga companie le pot apoi reinvesti, digitaliza etc.

Care este cea mai mare concepție greșită în rândul managementului?

Cea mai mare greșeală este să crezi că „altcineva” se ocupă de asta. IT-ul crede că Finanțele urmăresc bugetul; Finanțele cred că IT-ul gestionează licențele. Această responsabilitate neclară și lipsa de timp duc la o gestionare mult mai proastă a software-ului decât a altor active strategice, cum ar fi energia sau utilajele.

Sunteți interesat să vizionați podcastul original, integral? Îl puteți viziona aici în cehă:
Software jako strategický náklad. A proč ho firmy řídí hůř než energii nebo stroje