Gigantul agricol reduce costurile software cu 40% printr-o transformare digitală în șase țări

Efectul Forscope
 

Interviu cu Ivan Haška, Șef IT pentru AGRO CS Group

1. Care au fost cele mai mari preocupări înainte de a achiziționa pentru prima dată licențe software second-hand și cum s-au dovedit acestea?

„Principala noastră preocupare a fost legată de aspectele legale, de licențiere și de audit. Nu a fost niciodată vorba doar de preț. Am vrut să ne asigurăm că avem documentația corectă care să ateste originea licenței, transferul acesteia, domeniul de aplicare al drepturilor de utilizare și că nu vom întâmpina probleme în timpul unui viitor audit de licențiere. A doua noastră preocupare a fost practică. Trebuia să știm dacă licențele vor funcționa fără probleme în mediul nostru, dacă se vor potrivi cu implementarea planificată și dacă vom obține suficientă documentație pentru înregistrările noastre interne de licențe. În cele din urmă, niciuna dintre aceste griji nu s-a adeverit. Am implementat cu succes licențele, le-am înregistrat în sistemul nostru de gestionare a licențelor și nu am avut probleme din punct de vedere operațional sau al conformității interne. Pentru noi, punctul cheie a fost că nu am privit achiziția pur și simplu ca pe o opțiune mai ieftină, ci ca pe o achiziție standard de licențiere software care trebuia să fie documentată corespunzător și pe deplin apărabilă. Datorită licențelor second-hand, am reușit să licențiem o întreagă companie din grupul nostru din România. Am gestionat, de asemenea, licențierea pentru întregul holding în ceea ce privește licențele CAL și RDS CAL. Am furnizat licențe Office care trebuiau să ruleze pe servere Remote Desktop Services, menținând controlul asupra actualizărilor, și am licențiat SQL Server. În cazul SQL Server, această abordare ne-a permis chiar să obținem o ediție superioară decât ar fi fost rezonabil din punct de vedere financiar dacă am fi cumpărat licențe noi.”

2. Cum a răspuns departamentul dumneavoastră juridic sau de conformitate?

„Nu avem un departament de conformitate separat, așa că echipa noastră IT și managementul au gestionat problema intern, concentrându-se pe licențiere și guvernanță. Cerința noastră principală a fost simplă. Trebuia să arătăm exact ce am cumpărat, de la cine, în ce condiții și ce drepturi de licențiere aveam. Documentele contractuale și de licențiere, dovada transferului licenței și înregistrările clare în sistemul nostru intern de gestionare a licențelor au fost cruciale. Odată ce am furnizat aceste documente, nu au existat preocupări majore intern. Am tratat-o ca pe o achiziție obișnuită de licențe software, punând mai mult accent pe verificarea documentelor și pe păstrarea corectă a înregistrărilor.”

3. Care a fost impactul financiar general și ați recomanda această abordare altor companii?

„Rezultatul financiar a fost cu siguranță pozitiv. Am economisit o sumă semnificativă în comparație cu achiziționarea de licențe noi, fără a sacrifica conformitatea legală, documentația sau utilizabilitatea operațională. În unele situații, această abordare ne-a permis chiar să obținem o ediție superioară decât am fi ales probabil dacă am fi cumpărat licențe noi. Într-un singur proiect de licențiere SQL Server, diferența față de achiziționarea de licențe noi a dus la economii de peste 500.000 CZK. Aș recomanda această abordare altor companii, deși nu ca o soluție universală pentru fiecare achiziție de software. Funcționează cel mai bine atunci când o organizație înțelege clar nevoile sale de licențiere, menține un inventar intern de licențe bine gestionat și colaborează cu un furnizor care poate oferi înregistrări de licențiere complete, transparente și bine documentate. În opinia mea, este esențial să privim dincolo de prețul de achiziție și să luăm în considerare și pregătirea pentru audit. Atunci când licențele sunt documentate corespunzător și înregistrate corect intern, achiziționarea de licențe software second-hand poate fi o modalitate inteligentă de a optimiza costurile fără a adăuga riscuri inutile.”